Jaké dokumenty mohou OSVČ a právnické osoby zaslat přes datovou schránku?

• Co je to datová schránka
• Kdo může vést datovou schránku
• Jak zřídit datovou schránku
• Datová schránka a právnická osoba
• Datová schránka a fyzická osoba
• Co je důležité vědět o datových schránkách
• Které dokumenty vyřídíte přes datovou schránku

Zdroj: Shutterstock

Co je to datová schránka?

Datová schránka slouží především ke komunikaci se státní správou, lze ji ale využít i pro osobní komunikaci. Vznikla z iniciativy Ministerstva vnitra, jako prevence proti neoprávněnému zneužití osobních e-mailů občanů. Státní orgány se od používání neověřených osobních e-mailů snaží pomalu distancovat, aby zabránily případným hackerským útokům a zneužití identity občanů.

Kdo může vést datovou schránku?

• Podnikatelé právnické osoby (povinně)
• Podnikatelé fyzické osoby
• Fyzické osoby

Jak zřídit datovou schránku?

Způsoby založení datové schránky se liší v závislosti na tom, zda jde o právnickou či fyzickou osobu.

Datová schránka a právnická osoba

Datovou schránku musí vést povinně právnické osoby. Tyto právnické osoby si o zřízení datové schránky nežádají, ale je jim automaticky přidělena Ministerstvem vnitra po zapsání podnikatele do českého obchodního rejstříku. Přihlašovací údaje, kterými se do datové schránky přihlásí, dostane právnická osoba doporučeně poštou. Po přihlášení si mohou právnické osoby tyto údaje libovolně změnit. 

Datová schránka a fyzická osoba

Datovou schránku mohou mít i OSVČ. Tito podnikatelé si datovou schránku zařizují dobrovolně, zákon jim k tomu povinnost neukládá. Mohou si ji zařídit na kterémkoliv kontaktním místě s označením „Czech Point“, většinou jde o městské úřady či pobočky České pošty. Pracovník zmíněné instituce přiřadí podnikateli na základě občanského průkazu přihlašovací údaje do datové schránky, které mu pošle na osobní e-mail. Stejně jako je tomu u právnické osoby, i podnikatel fyzická osoba si může přihlašovací údaje změnit.

Další možností, jak si fyzická osoba může zřídit datovou schránku je s využitím korespondence. Živnostník pošle žádost o zřízení na Ministerstvo vnitra. K žádosti je nutné prokázat se elektronicky ověřeným podpisem.

Datovou schránku si FO může také založit elektronicky přes portál identitaobcana.cz. Pro tento druh založení musíte mít občanský průkaz vydaný po roce 2018 s aktivovaným elektronickým čipem.

Co je důležité vědět o datových schránkách?

• Každá zpráva, která vám dojde do datové schránky, je považována za doručenou do 10 dnů od jejího přijetí. Proto je důležité si doručené zprávy pečlivě hlídat, aby vám neunikl důležitý termín související s vaším podnikáním.
• Všechny doručené zprávy se automaticky mažou po uplynutí lhůty 90 dnů.
• Komunikace se státními orgány je zcela zdarma.
• Pokud se rozhodnete datovou schránku využívat i pro komunikaci s jinými podnikatelskými subjekty, je nutné počítat s tím, že za jednotlivé e-maily zaplatíte. Aktuální částka jedné zprávy je 15 kč včetně sazby DPH.
• Právnickým osobám vyplývá ze zákona posílat některé dokumenty pouze přes datovou schránku.
• Dokumenty, které odesíláte přes datovou schránku, musí mít výhradně koncovku .xml.

Které dokumenty vyřídíte přes datovou schránku?

Datová schránka nabízí široké využití a můžete přes ni vyřizovat různé typy dokumentů. Jaké to jsou?

Osobní doklady

• V případě, že vám končí platnost občanského průkazu, můžete skrz datovou schránku požádat o vydání nového OP. O tom, že vám brzy vyprší platnost OP budete automaticky upozorněni.
• Datovou schránku můžete využít i pro vyřízení voličského průkazu.

Daňové přiznání

• Pokud se vám nechce stát frontu na finančáku, určitě využijte pro podání datovou schránku. Stačí se pouze přihlásit do portálu Mojedane.cz. Následně přejdete na položku „Elektronická podání pro finanční správu“, kde si už vyberete potřebný formulář pro podání daňového přiznání. Po řádném vyplnění zvolíte možnost „Stáhnout soubor pro odeslání prostřednictvím datové schránky“. Když se poté přihlásíte do své datové schránky, přejdete do napsání nové zprávy a vyhledáte spádový finanční úřad. Poté už jen nahrajete stáhnutý formulář z počítače a odešlete.

Zdravotní pojištění

• Pomocí datové schránky zašlete své pojišťovně přehled o příjmech a výdajích.
• Zdravotní pojišťovna vám může poslat vyúčtování záloh zdravotního pojištění OSVČ i přehled plateb a penále.

Nemocenské pojištění

• Datovou schránku uplatníte i pro komunikaci s ČSSZ. Těchto služeb využijete na portále eportal.cssz.cz, kam se přihlásíte pomocí přihlašovacích údajů do datové schránky. Přes portál můžete vyřešit následující záležitosti:
• Informace o stavu a průběhu vyřizování žádosti o dávku nemocenského pojištění.
• Informace o druhu a výši vyplacených dávek nemocenského pojištění.
• Potvrzení o druhu a výši vyplacených dávek nemocenského pojištění.
• Informace o dočasné pracovní neschopnosti.
• Potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti.
• Informace o stavu pohledávek na pojistném a penále pro fyzické osoby – zaměstnavatele.
• Potvrzení o bezdlužnosti fyzických osob – OSVČ a zaměstnavatelů.
• Náhled na inventuru pohledávek OSVČ za předchozí rok.
• Informace o zaplaceném pojistném na nemocenské pojištění OSVČ.
• Informace o pojistných vztazích zaměstnance.

Důchodové pojištění

Stejně jako u nemocenského pojištění, tak i záležitosti týkající se důchodového pojištění zařídíte přes online portál ČSSZ.

• Podání Přehledu o příjmech a výdajích OSVČ.
• Náhled na informativní osobní list důchodového pojištění.
• Žádost o sestavení informativního osobního listu důchodového pojištění.
• Přehled dob důchodového pojištění.
• Náhled na evidenční listy důchodového pojištění od roku 2004.
• Informace o výši a druhu pobíraného důchodu.
• Potvrzení o výši a druhu pobíraného důchodu.

Katastrální řízení

• Díky datové schránce si můžete zřídit „Službu sledování změn údajů o nemovitostech“, která vás automaticky informuje, že u nemovitosti došlo ke změně v katastru nemovitostí.

Informační systémy veřejné správy

• Pro nejrůznější druhy výpisů již nebudete muset chodit na poštu, ale jednoduše si je vyřídíte přes datovou schránku: Výpis z Živnostenského rejstříku, Výpis rejstříku trestů, bodové hodnocení řidiče…

Zdroj: Datoveschranky.info