Začněte používat fakturační systém

Pro většinu malých a středních podnikatelů právě začalo nové účetní období. Proto přichází ten nejlepší čas, kdy mohou začít používat nový fakturační systém. Pokud stále vystavujete faktury ručně podle šablony, přečtěte si, jak vám chytrý fakturační systém usnadní život, stejně jako desítkám tisíc dalších drobných podnikatelů

Používáte-li Excel nebo vystavujete faktury podle šablony z internetu, položte si pár zásadních otázek.

Narůstá počet faktur, které vystavujete svým zákazníkům?  

Podnikatelé, kteří vystavují 1–2 faktury měsíčně, si pravděpodobně vystačí s Excelem nebo šablonou staženou z internetu. Ve 20 fakturách za rok se dá udržet přehled. Možná si myslíte, že ve 20 fakturách ročně udržíte pořádek. Ale fakturační systém se vyplatí i lidem s menším množstvím faktur (například při práci v marketingu, poradenství, a dalších službách).

I s malým množstvím dokladů totiž snadno připravíte podklady pro daňové přiznání. Všechno máte k dispozici on-line ve fakturační aplikaci z jakéhokoliv zařízení připojeného k internetu. Malý počet faktur navíc spravujete ve fakturačních systémech většinou zdarma. 

Čím víc faktur vystavujete, tím víc se vám fakturační systém vyplatí. Snížíte totiž pravděpodobnost chyby například v číselné řadě, sazbě DPH nebo dokonce v ceně položky. Vystavujete-li více než 10 faktur měsíčně, s vhodným systémem můžete ušetřit nezanedbatelné množství času. 

Fakturační systémy umožňují automatické vyplňování fakturačních údajů z databáze nebo vytvoření ceníků. Z těch si automaticky doplňujete položky do faktur. Hodí se také předvyplněné šablony pro podobný typ zákazníků, kde si můžete mimo jiné nastavit sazbu DPH. Díky těmto funkcím snížíte riziko chyby na faktuře a nebudete muset řešit případnou opravu dokladu se svou účetní.

Nejde ale jen o chyby. Fakturační systém zvládá další funkce, které usnadňují fakturaci a podnikání. Můžete v něm tvořit cenové nabídky pro zákazníky, vystavovat různé typy faktur, jako jsou zálohové faktury, vyúčtovací doklady nebo dobropisy. 

Dále vám umožní vygenerovat podklady k dani z příjmu nebo DPH či vytvořit souhrnné a kontrolní hlášení. Pokročilé systémy pak zvládají i automatizaci, kdy pravidelně se opakující faktury odesílají za vás nebo dokáží poznat, že vaše faktura ještě nebyla uhrazena, a pošlou automatické upozornění vašemu odběrateli.

Fakturujete stejné částky stále stejným zákazníkům? 

Když fakturujete stejným klientům dokola ty samé částky (například za nájem, nebo měsíční paušál za služby), vystavování faktury se pro vás časem zjednodušuje. Pokud ale nevyužíváte fakturační systém, stejně musíte pokaždé 

• vzpomenout si, že je čas fakturovat, a vyčlenit si dostatek prostoru, 
• zapnout tabulkový software, 
• otevřít šablonu,       
• upravit datum a řadu na faktuře,
• zkontrolovat údaje, 
• stáhnout fakturu a odeslat ji e-mailem
• a následně doklad uložit k pozdější přípravě podkladů pro daně.

Máte-li takových klientů třeba 10, i tyto zdánlivě snadné úkony vám zaberou několik hodin měsíčně. 

Naproti tomu fakturační systém umožňuje automatické odesílání pravidelných faktur. To znamená, že fakturu vyplníte pouze jednou. Pak stačí nastavit pravidelný interval, ve kterém se bude faktura odesílat, a máte hotovo. Na tyto pravidelné faktury nemusíte sáhnout po celý rok a ony se pokaždé automaticky odešlou s aktuálním datem splatnosti. Navíc se uloží do systému a nemusíte je hledat v různých souborech v počítači. 

Potřebujete někdy vystavit fakturu, ale nemáte s sebou počítač?

Pro většinu menších podnikatelů pracovní doba nikdy nekončí. Někdy potřebujete vystavit fakturu přímo u klienta, jindy na cestě k účetní a v některých případech potřebujete chvíli fakturovat i na dovolené. V tom případě vždy potřebujete svůj počítač, kde máte Excel, uložené šablony, údaje o zákazníkovi a naceněné položky. 

S fakturačním systémem vám stačí kterýkoliv mobilní telefon, tablet nebo notebook. A přihlašovací údaje. Po přihlášení do systému vidíte všechny faktury, které jste vydali, včetně přehledu o splacení, a můžete kdykoliv vystavit nový doklad. V systému máte uložené i všechny potřebné údaje o zákaznících. Fakturační služby také často mívají své mobilní aplikace, které fakturaci v mobilu ještě usnadňují.

Trápíte se s přípravou podkladů k daňovému přiznání? 

Starosti s daňovým přiznáním se každý rok na konci března opakují u statisíců podnikatelů. 
Představa prohrabávání desítek excelovských tabulek a počítání příjmů je pro spoustu podnikatelů tak nepříjemná, že povinnost odkládají a přiznání řeší na poslední chvíli. 

S fakturačním systémem máte všechny faktury pohromadě a přímo z něj si vygenerujete podklady pro daňové přiznání (pokud používáte daňovou evidenci). Ty pak nahrajete na daňový portál Finanční správy nebo odešlete své účetní. Pokud si v systému spravujete i přijaté faktury, snadno si připravíte i podklady pro uplatnění skutečných výdajů. Díky tomu si spočítáte, jestli se vám vyplatí reálné nebo paušální náklady. 

Proto právě teď, s novým účetním obdobím, nastává ideální příležitost přejít na fakturační systém. Pokud začnete odteď evidovat všechny faktury do systému (můžete zpětně přidat i ty, které už jste za leden vystavili), příští daňové přiznání pro vás bude snadnější. 

Všechny funkce z článku a spoustu dalších, jako je párování plateb z bankovního účtu s fakturami, napojení na EET nebo fakturace z mobilu, zvládá iDoklad. Navíc ho můžete používat do 5 položek v adresáři zdarma. Tak ho vyzkoušejte na dva měsíce zdarma  a dejte sbohem Excelu nebo fakturačním šablonám.