Zákon o jednotném hlášení zaměstnavatele začal platit na začátku roku. A i když se hlášení neposílá již teď, zaměstnavatelé mají i tak řadu povinností, které musí splnit. Zruší se plno formulářů, ale vznikne řada nových povinností. Jak to bude vypadat?
Co se dozvíte v článku
Největší boom je sice v květnu, povinnosti však začaly již teď
Novela zavádí sjednocení a propojení agend, které zaměstnavatelé dosud vykazují prostřednictvím desítek různých formulářů a hlášení. Sem můžeme zařadit např. údaje pro důchodové a nemocenské pojištění, přes přehledy příjmů pro finanční správu až po přihlášky a odhlášky zaměstnanců. Všechna tato data se mají přenést do jednotného pravidelného podání, které bude sdíleno napříč institucemi.
První jednotné hlášení budou zaměstnavatelé zasílat za měsíc duben a budou na to mít čas do 20. května, protože má být podáváno od 1. do 20. dne v měsíci, který následuje po měsíci, za který se podává. Podávat pak půjde výhradně elektronicky a to přes ePortál České správy sociálního zabezpečení, ve kterém také bude přímo vyplňováno. Odesílat se bude jak xml soubor přes datovou schránku anebo přes automatizované rozhraní APEP/VREP. Podání hlášení přes listinnou podobu nebude možné.
Důležité je zmínit, že první podání sice bude až v květnu, ale zákon začal platit od 1. ledna 2026, což znamená, že zaměstnavatelé mají povinnost vést potřebné údaje, protože jejich hlášení se stejně nevyhnou. Údaje a informace za leden až březen budou muset tak či tak odeslat dodatečně.
Další významná změna přijde od 1. července 2026, kdy vznikne plošná povinnost hlásit zaměstnance a to ještě před jejich nástupem do práce. Cílem je zamezit nehlášené práci, což klade nové nároky na onboardingové procesy i spolupráci mezi HR a mzdovými odděleními.
Kolik času jste strávili na úřadu práce?
Evidenční listy důchodového pojištění skončí
Součástí jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele jsou i informace o účasti na důchodovém pojištění pro nárok na (nejen) starobní důchod, vyloučených dobách, ale i o výši dosaženého příjmu. Tento dokument se předává nejen zaměstnancům, ale i příslušné správě sociálního zabezpečení. Zaměstnavatel doklad standardně odesílá do 30. května anebo jindy, pokud zaměstnanec ukončuje pracovní poměr v průběhu roku.
„Evidenční listy důchodového pojištění sestavené ČSSZ na základě údajů z JMHZ budou zaměstnancům zpřístupněny na ePortálu ČSSZ s využitím elektronické identifikace buď prostřednictvím přístupového rozhraní Informačního systému datových schránek nebo přes Národní identitní autoritu, tzv. NIA, prostřednictvím portálu Identita občana. Na žádost občana ČSSZ zašle ELDP současně s jeho zpřístupněním do datové schránky fyzické osoby, nebo na adresu elektronické pošty, kterou občan pro tento účel sdělil České správě sociálního zabezpečení,“ doplňuje Jitka Drmolová, vedoucí oddělení komunikace a tisková mluvčí ČSSZ.
Když to nepůjde, budou padat pokuty
Nový systém přináší nejen administrativní zjednodušení, ale také vyšší odpovědnost. Jedno chybné nebo opožděné podání totiž může mít dopad vůči několika úřadům současně a to zejména vůči České správě sociálního zabezpečení a finanční správě. Právě ČSSZ pak bude jakýmsi dozorčím orgánem, kterému se budou zaměstnavatelé v případě problémů zpovídat.
Odpovídat za správnost a úplnost údajů v jednotném měsíčním hlášení poté bude zaměstnavatel. Stěžejní pro něj bude i dodržování termínů. Za nedodržení povinností mu bude hrozit pokuta až do výše 100 000 korun.
"ČSSZ bude především usilovat o to, aby ve spolupráci se zaměstnavateli zajistila včasné a bezvadné podání do databáze jednotných měsíčních hlášení tak, aby byl naplněn smysl a účel nového zákona o JMHZ. Sankční řízení je určitou možností správního orgánu, jak docílit splnění povinností jednotlivých subjektů – zaměstnavatelů. Vedení přestupkového řízení (s následnou možností uložení pokuty) tak bude zejména zpočátku využíváno tam, kde se zaměstnavatel ani nepokusí hlášení odeslat a nebude žádným způsobem reagovat ani na zaslané výzvy ČSSZ k dodatečnému splnění jeho povinností,“ uzavírá Jitka Drmolová.
Jedno hlášení zruší (ne)srážkovou daň
V souvislosti s JMHZ odpadne zaměstnavatelům povinnost podávat vyúčtování daně ze závislé činnosti. Finanční správa totiž z hlášení využije údaje k průběžnému vyměřování záloh na daň ze závislé činnosti a to poprvé za zdaňovací období roku 2027.
Rok 2027 bude tak posledním rokem, kdy budou zaměstnavatelé podávat vyúčtování daně finanční správě (za zdaňovací období 2026) a také rokem, kdy se naposledy využije srážková daň z příjmů ze závislé činnosti.
