E-mail – dobrý sluha, nebo zlý pán?

23.08.2019 | , Finance.cz
Spotřebitel


Komunikovat elektronickou poštou je snadné. Navíc nemusíte být s nikým tváří v tvář a vnímat jeho nálady či pocity, které nemusí být právě příjemné. Jenže u osobní komunikace okamžitě vidíme, že jsme se třeba dobře nevyjádřili a můžeme se opravit. U mailu nám to ani nemusí dojít, ale adresát se cítí dotčený.  V práci to pak může zavánět slušným průšvihem.

Lidé, kteří se neradi baví s ostatními, neradi diskutují, prostě nemají rádi osobní kontakt, volí e-mail jako vhodnou variantu komunikace. Může to fungovat, ale musí se to umět. Nabízíme několik rad, co nezapomenout a co naopak raději vynechat, když používáme elektronickou poštu v práci.

Mladší generace raději píše, než volá.

Jak napsat dobře e-mail?

Zdroj: Shutterstock

Nálady, emoce, vjemy

Možná to taky znáte – někdy vám přijde pár řádků a vy si pomyslíte – co si ten člověk o sobě myslí? Ten je tedy bohorovný až hrůza. Zpráva bez oslovení, bez pozdravu a rozloučení, jen strohé příkazy a podpis jako iniciály. Přece nejsem úplně poslední ve firmě, aby se ke mně takhle choval. 

Úplně jste zapomněli, že špatnou náladu jste měli už předtím, protože vás od rána bolí zub a že vás rozčílila už při vstupu do kanceláře kolegyně, která zase zapomněla na vámi zadané včerejší úkoly. A tenhle mail vás roztočil ještě víc. Asi úplně nejhorší je okamžitě odpovědět a dát to adresátovi pořádně „sežrat“, protože proč byste si to měl nechat líbit, že ano. 

Než vás emoce zcela ovládnou a vy začnete do klávesnice třískat podobně laděnou sprosťárnu, chvilku uvažujte. Včera vám přece psal stejný kolega taky, ale vás nic nebolelo, nikdo vás ráno nevytočil a mail jste poklidně přijal, a ještě si pomyslel, že má asi fakt málo času, že se ani nepodepíše.

Vyplývá z toho, že vnímání mailu je v nás, v naší aktuální náladě a v našem mozku, který slovům ještě přiřazuje další významy. Je na to zvyklý už tisíciletí a chrání nás před nebezpečím nebo lží. Zkuste se tedy na význam mailů dívat co neutrálněji. Mnoho lidí se špatně nebo neúplně vyjadřuje, někteří se písemně vůbec vyjádřit neumí. Nezapomeňte na to a buďte raději tolerantnější.


Čtěte také:

Jak řidiči zjistí počet bodů online?

Jak a kde sehnat výpis z obchodního rejstříku snadno a rychle

Jak si vyřídit výpis z katastru nemovitostí online?


Konstrukce dobrého e-mailu

Abychom nespadli mezi ty, kteří jsou někdy považováni za asociály, měli bychom se naučit psát maily tak, aby byly chápány, pokud možno tak, jak informace zamýšlíme. 

  • Začněme předmětem zprávy. Vtipálci tam často píší věci, které tam skutečně nepatří, protože ne každý má na vtipy náladu. Když tedy máte v předmětu napsáno „Pozdrav z Francie“, možná ho ani neotevřete a poputuje do koše. Přitom je to ale zpráva o mítinku, který se koná s francouzským vedením firmy dnes ve 13 hodin. Kdyby bylo v předmětu – Dnes mítink s vedením ve 13 hodin, určitě byste si otevřeli podrobnosti. Takže do předmětu to nejdůležitější a žerty stranou.
  • Jsme „byzy“, takže na nějaké pozdravy není čas. Ale při osobním kontaktu se přece také pozdravíme a rozloučíme, jinak to snad ani nejde. A měli bychom to uplatnit i v e-mailové komunikaci. Je to vyjádření respektu a měl by to být standard slušné společnosti. Ovšem pozor na příliš osobní oslovení. Když se nám kolegyně líbí, nepišme jí „Sexy melounku“, nikdy nevíme, kdo si naše maily ještě čte, a jestli Melounek náš mail nepošle dál. Pozdravme a rozlučme se, je to normální.
  • Nepište do mailu romány, zkuste být co nejstručnější. Pak se nebudete cítit uražení, když zjistíte, že adresát dvě třetiny vašeho mailu vůbec nečetl, protože byl vyrušen telefonem a už se ke čtení prostě nevrátil. Dvě tři věty. Víc neriskujte, nebudete zklamaní.
  • Řekněte jasně, co chcete. Nejhorší pracovní maily jsou ty, ve kterých si snad máte něco domyslet, nebo vyčíst mezi řádky. 
  • Můžete do mailu vložit i vlastní komentář, ale pozor na velkou citovou zátěž. Tu prostě mail neunese. Čtenáři je to trapné i za vás a mnohdy není na tyto výlevy ani zvědavý. Čím méně emocí, tím lépe.
  • No, a když budete mimo kancelář, je dobré nechat tam zprávu v nepřítomnosti. Jinak totiž budete vypadat jako ignoranti, kteří maily nečtou, nebo na ně neodpovídají.
 


Pomohl vám tento obsah? Dejte mu hodnocení:

Průměrné hodnocení: 3.5
Hlasováno: 5 krát

Články ze sekce: Spotřebitel



Při poskytování služeb nám pomáhají soubory cookie. Používáním našich služeb vyjadřujete souhlas s naším používáním souborů cookie.