Pro někoho noční můra - pro druhého jízda na skluzavce
Pokud raději pracujete sami, pak pro vás týmový projekt nejspíše nebude pravý šálek kávy. Ať už se jedná o rozdělení úkolů nebo čekání, kdo se ujme činnosti jako první. A kdo zpracuje prezentaci v Power Pointu? Nebo naopak můžete patřit do skupiny studentů, která to neřeší vůbec. Však oni to nějak zpracují a já tam pak něco dopíšu, aby se neřeklo. Za mých vysokoškolských studií jsem se nejčastěji setkávala právě s výše uvedenými typy. Do které patříte vy?
Proč máme pracovat v týmu?
Stalo se vám, že jste seděli na prvních cvikách, a zrovna když vyučující sděloval podmínky zápočtu, jste si říkali:
„Sakra, proč musíme mít i tady týmovou semestrálku?“
„Nemůžeme to jednoduše zpracovávat individuálně?“
Zmíněné věty mi na vysoké přímo mluvily z duše. Když se však dívám na celou věc s odstupem času, musím přiznat, že týmové práce měly svoje opodstatnění. Možná si pomyslíte – jediným cílem je samozřejmě získat zápočet, že? Ano, souhlasím. Ale nejen to! Díky semestrálním pracím máme jako studenti jedinečnou příležitost vyzkoušet si práci v týmu. A navíc s lidmi, které jsme doposud neznali a s nimiž se musíme určitým způsobem domluvit. Označila bych to za simulaci pracovního prostředí, v kterém budete denně komunikovat s pracovníky z ostatních oddělení. Ať už se jedná o IT, recepci, fakturační nebo právní oddělení. Jak si tedy celou věc co nejvíce ulehčit a zpříjemnit si práci v týmu alespoň během školních let?
Využijte výhod digitální éry
Dříve jsme pro komunikaci s ostatními používali převážně ICQ. Vzpomínáte si? Máte jej ještě někdo? Nevím jak vy, ale já na Skype nedám dopustit a k instalaci ICQ by mě už nikdo nedonutil. Ráda se však seznamuji s novými technologiemi, aplikacemi a dalšími IT vychytávkami. Jednou z nich je právě Asana! Slyšeli jste již o ní? Ne? Škoda, podle mě je naprosto úžasná a ulehčí vám spoustu práce! Doporučuji neotálet a její název si zadat do vyhledávače Googlu. Proč? To se dozvíte hned na následujících řádcích.
Když Skype, ICQ a neomezené volání nestačí
Mnozí z vás mohou namítnout „Proč bych si měl zvykat na něco nového? Vždyť dnes máme Facebook, Skype a navíc snad každý druhý má neomezené volání.“. Souhlasím, ale jsou tyto internetové nástroje pro týmovou práci dostatečné? Jak to myslím? Pro efektivní spolupráci je vždy nutné:
- Rozdělení rolí
- Určení dead-linů
- Možnost sledování aktuální fáze zpracování projektu
- Komunikace se všemi nebo jen některými lidmi v týmu dle daného úkolu
- Přehlednost
Kolik z výše uvedených splňuje Facebook, Skype nebo volání? Možná, že už asi tušíte, na co narážím.
Asana, princezna mezi aplikacemi!
Rádi byste měli vaši seminární práci včas hotovou? Chtěli byste ji odevzdat v řádném termínu a získat plný počet bodů? Jednoduše předejít zbytečným stresům? Nebaví vás neustále se ptát druhých „Už si na tom konečně začal pracovat?“ Pak mám pro vás jednoduchou radu! Seznamte, třeba u oběda nebo večer u piva, vaše kolegy z výšky s Asanou. Jak? Co takhle začít uvedením výhod, které Asana nabízí, a to:
- Přehlednost – aplikace je hodně intuitivní, nabízí snadnou orientaci - vlevo se nachází název projektu, uprostřed seznam úkolů, vpravo kontrola nad úkoly (určení dead-linu, popis úkolu, možnost přidání komentářů a ostatních lidí, kteří na úkolu pracují);
- Jasné rozdělení úkolů – formou New Task zadáte jednotlivé úkoly - sepsání úvodu práce, praktické části, závěru, vytvoření citací, zpracování prezentace, vytištění včetně svázání práce;
- Stanovení dead-linů – díky jasnému stanovení dead-linů každý ví, do kdy nejpozději musí svoji část zpracovat;
- Komentáře – projekt můžete neustále komentovat. Ať už podáním dotazu, v jaké fázi se daná část nachází nebo uvedením, že již pouze zpracujete výpočet v Excelu či přidáte obrázky;
- Nic neplatíte - Asana je do 15 členů v rámci jednoho projektu zdarma;
- Jednoduchost – celý projekt založíte do 5 minut, přičemž přihlásit se můžete pomocí vašeho účtu u Googlu nebo Facebooku. Ostatní členy týmu přidáváte pozvánkami, které jsou odeslány na e-mail;
- Průhlednost informací – získáte přehled nad aktuálním stavem jednotlivých zainteresovaných osob a jasně vidíte, v jaké fázi se projekt nachází.
Pozor, je to návykové!
Za mých vysokoškolských let jsme Asanu neznali. Jsem pevně přesvědčena o tom, že by nám všem, obzvláště team-leaderovi, ušetřila značný kus práce a nejedny nervy. Odpadla by řada komunikačních šumů a celkově by se dobrá organizace pozitivně projevila na konečném výsledků. Nicméně Asanu nemusíte využívat pouze pro školní účely. Můžete si například založit svůj vlastní projekt a sepsat si veškeré cíle pro rok 2014, jichž chcete dosáhnout. Vězte - jak jednou okusíte, nebudete moci přestat!
